Α) Περιγραφή Διαδικασίας: Παραλαβή της αίτησης από τον προϊστάμενο του εργαστηρίου ή το εξουσιοδοτημένο από αυτόν πρόσωπο. Οι αιτήσεις εργαστηριακών δοκιμών διατίθενται από το εργαστήριο προς τους πελάτες εκτός αν υπάρχουν δικές τους φόρμες που να συμβαδίζουν με τις φόρμες του εργαστηρίου.

Η παραλαβή της αίτησης μπορεί να γίνει με επίσκεψη στο χώρο του εργαστηρίου, με ανταλλαγή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, είτε με τη φόρμα επικοινωνίας στην ιστοσελίδα του εργαστηρίου στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.lithologic.gr. Ακόμη η αίτηση μπορεί να συμπληρωθεί έπειτα από τηλεφωνική επικοινωνία με τον πελάτη και μεταφορά των στοιχείων που δίνει ο πελάτης στην φόρμα της αίτησης. Στη συνέχεια τα στοιχεία της αίτησης καταχωρούνται στο πρωτόκολλο. Κρατείται αρχείο πρωτοτύπων αιτήσεων με βάση τον αύξων αριθμό πρωτοκόλλου.

Β) Εξουσιοδοτημένα Πρόσωπα: Για την παραλαβή και την ανασκόπηση της αίτησης υπάρχει έγγραφη εξουσιοδότηση και σε άτομα του εργαστηρίου ώστε να συμμετέχουν στη διαδικασία όποτε απαιτείται.

Γ) Βιβλίο Πρωτοκόλλου: Στο βιβλίο πρωτόκολλο του εργαστηρίου καταχωρείται η αίτηση με τα πλήρη στοιχεία του αιτούντος (πελάτη), τα στοιχεία του έργου, του αριθμού των δειγμάτων και την ημερομηνία παραλαβής της αίτησης. Μετά το τέλος της εργασίας σημειώνεται στο πρωτόκολλο η ημερομηνία έκδοσης έκθεσης.

Δ) Έντυπα Αιτήσεων: Οι αιτήσεις συντάσσονται είτε σε έντυπα του εργαστηρίου, είτε σε έντυπα ή χειρόγραφα του πελάτη που τα στοιχεία τους μεταφέρονται στην αντίστοιχη φόρμα αίτησης του εργαστηρίου. Τα στοιχεία που θα πρέπει απαραίτητα να συμπληρωθούν περιλαμβάνουν την επωνυμία και τη διεύθυνση του πελάτη, τα στοιχεία του έργου, το είδος των δειγμάτων και τη μέθοδο δοκιμών (ζητούμενες εργασίες), τα στοιχεία της επίβλεψης, υπογραφή και ονοματεπώνυμο του αιτούντος και υπογραφή από τον υπεύθυνο λήψης της αίτησης.

Α) Περιγραφή Διαδικασίας: Καταγράφονται τα εισαχθέντα δείγματα από τον Προϊστάμενο του εργαστηρίου ή το εξουσιοδοτημένο από αυτόν πρόσωπο, για την εγγραφή τους στο βιβλίο εισαγωγής δειγμάτων που τηρείται στο εργαστήριο με βάση τον αριθ. Πρωτοκόλλου και την Κωδικοποίηση του δείγματος. Η σήμανση του δείγματος γίνεται με κωδικό δείγματος που παραπέμπει στο είδος της εργαστηριακής δοκιμής.

Τα δείγματα που λαμβάνονται επί τόπου εισάγονται στο εργαστήριο με χρήση της καρτέλας εισαγωγής δειγμάτων και όλων των στοιχείων. Υπεύθυνος για την δειγματοληψία και την εισαγωγή των δειγμάτων και τη διαχείρισή τους είναι ο προϊστάμενος του εργαστηρίου ή το αντίστοιχα εξουσιοδοτημένο άτομο του εργαστηρίου.

Η παραλαβή των δειγμάτων που κατέχει ο πελάτης μπορούν να παραληφθούν και σε σημείο που αυτός θα υποδείξει, από τον υπεύθυνο του εργαστηρίου. Επιπλέον για τη διευκόλυνση του πελάτη που επιθυμεί να παραδώσει προς εξέταση δείγματα στο εργαστήριο σε ώρες που αυτό δεν λειτουργεί ή για οποιοδήποτε λόγο δεν υπάρχει άτομο στο εργαστήριο έχει τοποθετηθεί στη είσοδο ειδικός κωδικός ο οποίος δίνεται στον πελάτη και αυτός τοποθετεί τα δείγματα εντός του ασφαλούς εξωτερικού χώρου του εργαστηρίου και στη ειδική θυρίδα στην είσοδο αφήνει τα ειδικά έγγραφα (αιτήσεις) ή χειρόγραφα τα απαραίτητα στοιχεία.

Β) Εξουσιοδοτημένα Πρόσωπα: Για την παραλαβή των δειγμάτων και την εκτέλεση των απαιτούμενων εργασιών υπάρχει έγγραφη εξουσιοδότηση και σε άτομα του εργαστηρίου ώστε να συμμετέχουν στη εργασία όποτε απαιτείται.

Γ) Βιβλίο Εισαγωγής Δειγμάτων: Σε θεωρημένο βιβλίο από το Κ.Ε.Δ.Ε. καταγράφονται η ημερομηνία παραλαβής δείγματος, ο αριθμός πρωτοκόλλου της αίτησης και ο κωδικός του δείγματος που δίνεται από το εργαστήριο, τα στοιχεία του πελάτη, το είδος και η ποσότητα του δείγματος, τα στοιχεία του δείγματος ή η επισήμανση από τον πελάτη, οι ζητούμενες εργασίες, η ημερομηνία δειγματοληψίας, παρατηρήσεις σχετικά με την κατάσταση του δείγματος, υπογραφή υπεύθυνου του εργαστηρίου και του παραδίδοντος.

Δ) Σήμανση Δειγμάτων: Σε κάθε δείγμα που εισέρχεται στο εργαστήριο δίνεται κωδικός αριθμός (αύξων αριθμός) που ξεκινά από το ένα (1) στη αρχή κάθε έτους:


Κωδικοποίηση Δείγματος και Αντιδείγματος:

Με τον τρόπο που παρουσιάζεται γίνεται η κωδικοποίηση των δειγμάτων που εισέρχονται στο εργαστήριο κατά την παραλαβή τους και συγχρόνως με την εγγραφή τους στο Πρωτόκολλο ανάλογα με τις ζητούμενες από τον πελάτη εργασίες. Η κωδικοποίηση του αντιδείγματος γίνεται μετά τη προπαρασκευή των δειγμάτων για την εκτέλεση των ζητούμενων εργασιών, δηλαδή στην ουσία κωδικοποιούνται τα υλικά που δεν θα χρησιμοποιηθούν στις ζητούμενες εργασίες.

(1): ΕΔ εδαφικό δείγμα, ΕΠ δείγμα επί τόπου δοκιμής, ΣΚ σκυροδέματα.
(2): Αρ. Πρωτοκ.: Προκύπτει από τον αύξων αριθμό του εισερχομένου δείγματος και την ημερομηνία παραλαβής του δείγματος.
(3): Ο κωδικός του δείγματος προκύπτει από τον χαρακτηρισμό του υλικού, τον αριθμό πρωτοκόλλου, τον αριθμό του δείγματος, την ημερομηνία παραλαβής και τον κωδικό της δοκιμής.
(4): Ο κωδικός του αντιδείγματος προκύπτει από το υλικό που δεν έχει χρησιμοποιηθεί για δοκιμές, δηλαδή στον κωδικό του δείγματος αντικαθίστανται ο κωδικός δοκιμής με την ένδειξη "ΑΝΤΙ".


Ε) Αποθήκευση Δειγμάτων: Τα δείγματα φυλάσσονται μέσα στο χώρο του εργαστηρίου σε κατάλληλες συνθήκες για τη διατήρησή τους σε καλή κατάσταση. Στο εργαστήριο αποθηκεύονται σε βιβλιοθήκες – ντουλάπες όλα τα δείγματα των γεωτρήσεων για 12 μήνες και τα δείγματα από φρέατα για 6 μήνες. Επιλεκτικά αποθηκεύονται τα δείγματα από τα σε εξέλιξη τεχνικά έργα, για τα οποία ανά πάσα στιγμή μπορεί να γίνει νέα δειγματοληψία.

Α) Πρότυπες Μέθοδοι Δοκιμών: Οι δοκιμές εκτελούνται από τον Προϊστάμενο του εργαστηρίου ή το εξουσιοδοτημένο από αυτόν πρόσωπο, με βάση τις Πρότυπες Μεθόδους και τις οδηγίες εκτέλεσης των εργαστηριακών δοκιμών που έχουν συνταχθεί από τον Προϊστάμενο του εργαστηρίου και βρίσκονται στον χώρο εκτέλεσης των Δοκιμών. Τα άτομα που συμμετέχουν στην εκτέλεση εργαστηριακών δοκιμών έχουν εκπαιδευτεί κατάλληλα από τον Προϊστάμενο του εργαστηρίου. Χρησιμοποιούνται πρότυπες μέθοδοι δοκιμών, παρουσιάζονται στον πίνακα των εκτελεσθέντων εργαστηριακών δοκιμών σύμφωνα με τη δυνατότητα του εργαστηρίου. Στη βιβλιοθήκη του εργαστηρίου υπάρχει η σχετική βιβλιογραφία και τα τεύχη με τις πρότυπες μέθοδοι.

Β) Κατάλογος Απαιτούμενων Συσκευών ανά Δοκιμή: Για κάθε δοκιμή που εκτελείται στο εργαστήριο υπάρχουν καταγεγραμμένες οι συσκευές και τα όργανα που χρησιμοποιούνται με το κωδικό τους και την ειδική σήμανση καλής λειτουργίας – συντήρησης και τη διακρίβωση.

Γ) Οδηγίες Εργασίας: Για όλες τις δοκιμές έχουν συνταχθεί οδηγίες εργασίας στις οποίες περιγράφονται ένα προς ένα τα βήματα της δοκιμής με αναφορά στην πρότυπη μέθοδο δοκιμής και τον εξοπλισμό που χρησιμοποιείται.

Δ) Εξουσιοδοτημένα Πρόσωπα: Για την εκτέλεση δοκιμής ή δοκιμών υπάρχει έγγραφη εξουσιοδότηση και σε άτομα του εργαστηρίου, ώστε να συμμετέχουν στη εκτέλεσή τους όποτε απαιτείται.

Ε) Τεχνική Επάρκεια Προσωπικού: Η ικανότητα του προσωπικού του εργαστηρίου αποδεικνύεται από τους τίτλους σπουδών, τα βιογραφικά σημειώματα, την εμπειρία από τη συμμετοχή σε εκτέλεση εργαστηριακών δοκιμών, αλλά και σε επίπεδο σύνταξης γεωτεχνικών μελετών και τις βεβαιώσεις κρατικών υπηρεσιών για τη συμμετοχή στον ποιοτικό έλεγχο δημοσίων έργων. Επίσης η επάρκεια του προσωπικού προκύπτει από την ειδικότητα του και από τον χρόνο εκπαίδευσης του που αναγράφεται στην καρτέλα εκπαίδευσης προσωπικού.

Στ) Δελτία Δοκιμών – Βιβλία Αποτελεσμάτων: Για κάθε δοκιμή χρησιμοποιούνται τυποποιημένα δελτία δοκιμών τα οποία μετά από τη δοκιμή υπογράφονται και φυλάσσονται σε αρχεία για τουλάχιστον δέκα χρόνια.

Ζ) Το εργαστήριο συμμετέχει σε διεργαστηριακούς ελέγχους με συνεργαζόμενα εργαστήρια με σκοπό τη σύγκριση αποτελεσμάτων και εξακρίβωση της σωστής έκδοσης εργαστηριακών αποτελεσμάτων.

Α) Περιγραφή Διαδικασίας: Για κάθε δοκιμή συντάσσεται κείμενο στο οποίο περιγράφεται η μορφή και το περιεχόμενο της έκθεσης. Κάθε έκθεση περιέχει τα στοιχεία του εργαστηρίου, αναφορά ότι το εργαστήριο τελεί υπό την εποπτεία του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών, αρίθμηση σελίδων, στοιχεία πελάτη, ημερομηνία έκδοσης της έκθεσης, αριθμό πρωτοκόλλου, περιγραφή και προσδιορισμό της ταυτότητας των δειγμάτων, ημερομηνία παραλαβής δειγμάτων, ημερομηνία/μέθοδο/τόπο δειγματοληψίας, ημερομηνία εκτέλεσης της δοκιμής, αναφορά στη μέθοδο δοκιμής, αποτελέσματα δοκιμών, παρατηρήσεις που σχετίζονται με την κατάσταση του δείγματος κατά την παραλαβή του, υπογραφή/τίτλο/ονοματεπώνυμο του προϊσταμένου του εργαστηρίου ή του αναπληρωτή του. Οι εκθέσεις δοκιμών συντάσσονται και υπογράφονται από τον προϊστάμενο του εργαστηρίου ή τον αναπληρωτή του.

Μετά την έκδοση των εκθέσεων δοκιμών που αναφέρονται στην αίτηση του πελάτη συντάσσεται σχετικό διαβιβαστικό, στο οποίο επισυνάπτονται και αποστέλλονται στον πελάτη και κοινοποιούνται στην επιβλέπουσα αρχή και τον επιβλέπων Μηχανικό όταν πρόκειται για δημόσια Έργα.

Β) Τήρηση Αρχείου: Ακριβή αντίγραφα των εκθέσεων δοκιμών (υπογεγραμμένα από τον προϊστάμενο ή τον αναπληρωτή του) τηρούνται σε συμβατικό αρχείο για δέκα χρόνια μαζί με τις αντίστοιχες αιτήσεις, τα αντίστοιχα δελτία δοκιμών, τις εκθέσεις δοκιμών και τα σχετικά διαβιβαστικά σημειώματα.

Α) Περιγραφή Διαδικασίας: Έχει συνταχθεί κείμενο που περιγράφει τη διαδικασία συντήρησης που ακολουθείται για όλες τις συσκευές/όργανα που υπάρχουν στο Εργαστήριο.

Β) Πρόγραμμα Συντήρησης: Τηρείται ετήσιο πρόγραμμα συντήρησης, σύμφωνα με τις οδηγίες του κατασκευαστή, που περιλαμβάνει τον κωδικό κάθε συσκευής καθώς και ημερομηνία τελευταίας συντήρησης.

Γ) Καρτέλες Συντήρησης: Σε ειδικό φάκελο στη βιβλιοθήκη του εργαστηρίου υπάρχει αρχείο με τις καρτέλες συντήρησης, όπου καταγράφονται η περιγραφή και ο κωδικός του οργάνου, οι ενέργειες που έγιναν για την εύρυθμη λειτουργία του, η ημερομηνία συντήρησης και η ημερομηνία της επόμενης συντήρησης – ελέγχου.

Α) Περιγραφή Διαδικασίας: Για κάθε όργανο/συσκευή που χρησιμοποιείται από το Εργαστήριο υπάρχει οδηγία στην οποία περιγράφεται η διαδικασία διακρίβωσης και στην οποία αναφέρεται η σειρά ενεργειών. Η συχνότητα και ο προγραμματισμός των ενεργειών διακρίβωσης πραγματοποιείται βάση του πίνακα διακριβώσεων οργάνων και συσκευών του εργαστηρίου, στον οποίο προβλέπεται αν η διακρίβωση αφορά εσωτερική διαδικασία του εργαστηρίου ή πρόσκληση εξωτερικού διαπιστευμένου εργαστηρίου.

Β) Μητρώο Συσκευών / Οργάνων – Πρόγραμμα Διακρίβωσης Εξοπλισμού: Στο εργαστήριο έχει συνταχθεί και τηρείται πίνακας με τον εξοπλισμό του εργαστηρίου, που αποτελεί το μητρώο συσκευών/οργάνων και περιλαμβάνει τον κωδικό της συσκευής/οργάνου που έχει δοθεί από το εργαστήριο, τη συχνότητα διακρίβωσης, την ημερομηνία τελευταίας διακρίβωσης και την ημερομηνία της επόμενης διακρίβωσης καθώς και τον έλεγχο από το εργαστήριο ότι η συσκευή είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις των προδιαγραφών βάση των πιστοποιητικών διακρίβωσης. Το μητρώο ανανεώνεται και επικαιροποιείται σε τακτική βάση (μετά από κάθε ενέργεια διακρίβωσης). Στο μητρώο εμφανίζεται αν η διακρίβωση έγινε εσωτερικά ή από διαπιστευμένο εξωτερικό εργαστήριο.

Γ) Οδηγίες Εργασίας για Εσωτερική Διακρίβωση: Για τα όργανα και τις συσκευές που διακριβώνονται εσωτερικά υπάρχει σχετική οδηγία διακρίβωσης στην οποία περιγράφεται βήμα προς βήμα η σχετική εργασία που ακολουθείται με αναφορά στην πρότυπη μέθοδο δοκιμής. Επίσης υπάρχει σχετικό έντυπο καταγραφής των μετρήσεων που υπογράφονται από τον Προϊστάμενο του εργαστηρίου. Τα όργανα που χρησιμοποιούνται για τις εσωτερικές διακριβώσεις είναι διακριβωμένα από διαπιστευμένα εργαστήρια. Στα έντυπα καταγραφής μετρήσεων σημειώνονται τα διακριβωμένα όργανα που χρησιμοποιούνται, το διαπιστευμένο εργαστήριο διακρίβωσής τους, η ημερομηνία διακρίβωσης και ο αριθμός του πιστοποιητικού που το συνοδεύει και υπάρχει στο αρχείο διακριβώσεων του εργαστηρίου.

Δ) Αρχείο Διακριβώσεων Οργάνων / Συσκευών – Καρτέλες Διακρίβωσης: Στη βιβλιοθήκη του εργαστηρίου υπάρχουν αρχεία με τα πιστοποιητικά εξωτερικών διακριβώσεων και τα έντυπα με τις μετρήσεις των εσωτερικών διακριβώσεων, τα οποία αποδεικνύουν την ιχνηλασιμότητα των μετρήσεων.

Για το προσωπικό του εργαστηρίου υπάρχουν συμπληρωμένες ατομικές καρτέλες με το ονοματεπώνυμο, την ειδικότητα, τη θέση εργασίας του εκπαιδευόμενου, το χρονικό διάστημα, τον τόπο και το αντικείμενο εκπαίδευσης, στοιχεία του εκπαιδευτή,  υπογραφές του εκπαιδευόμενου και του προϊσταμένου του εργαστηρίου.